In einer idealen Welt würde Ihr Serviceteam am Einsatzort ankommen, die Aufgabe schnell lösen und in kürzester Zeit wieder zurück sein. In der Realität wird es jedoch oft schwierig. Verzögerungen, wiederholte Serviceeinsätze und lange Geräteausfallzeiten kosten Sie Geld und verärgern Ihre Kunden. Lösen Sie diese Herausforderungen mit den folgenden Tipps intelligenter.
Es gibt 3 Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie Ihre Serviceeinsätze optimieren möchten:
- gute Vorbereitung auf einen Serviceeinsatz
- reibungsloser Abschluss der Serviceaufgabe
- fehlerfreie Dokumentation & Kundenkommunikation
Wie lassen sich diese Aktivitäten effizienter gestalten?
1) Service im Voraus planen
Wenn Ihre Mitarbeitenden die Aufgabe ohne Vorbereitung angehen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie wiederholt zurückkehren müssen.
Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Techniker detaillierte Daten über den Kunden und das Gerät (einschließlich seiner Servicehistorie) erhalten, bevor sie zum Serviceeinsatz aufbrechen – idealerweise über Ihr Wartungssystem. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihren Technikern die entsprechende technische Dokumentation, Arbeitsanweisungen und aktuelle Monitoring-Daten bereitzustellen.
So ist Ihr Team immer vorbereitet und mit allen notwendigen Werkzeugen ausgestattet.
Tipp! In Lumnio können Sie mit den Modulen Equipment & Sites alle notwendigen Details zum Gerät anzeigen.
2) Schnell zum Einsatzort gelangen
Sorgen Sie mit einer präzisen Planung von Serviceeinsätzen und Planungsalgorithmen dafür, dass Ihr Team reibungslos zum Gerätestandort gelangt. Überwachen Sie die Positionen Ihrer Teams auf der Karte, wählen Sie das Team aus, das dem Kunden am nächsten ist, und navigieren Sie es per GPS zum genauen Gerätestandort. Denken Sie daran, auch die Fahrzeit zu berücksichtigen.
Wenn die Techniker beim Kunden vor Ort sind, leiten Sie sie zum nächstgelegenen geeigneten Parkplatz und senden Sie ihnen die Kontaktdaten des Kunden, um die Arbeit effizienter zu gestalten.
3) Alles dokumentieren
Einer der Schlüssel zur Vermeidung zukünftiger Probleme ist eine gute Dokumentation der Arbeit des Technikers. Weisen Sie Ihre Techniker an, vor und nach der Wartungsaufgabe ein Foto des gewarteten Geräts zu machen, damit Sie gegenüber dem Kunden einen Nachweis über die Durchführung haben.
Darüber hinaus kann eine Foto-/Videodokumentation als Grundlage für nachfolgende Wartungsaktivitäten dienen. Speichern Sie sie in Ihrem System, damit Ihr Team bei zukünftigen Inspektionen und Kontrollen darauf zugreifen kann.
Bonus-Tipp! Bitten Sie Ihre erfahrenen Techniker, ihre Aufgaben im Außendienst mit der Kamera aufzuzeichnen – und verwandeln Sie die Aufnahmen in Lumnio innerhalb kürzester Zeit in Schulungsmaterialien für Neueinsteiger. Für den Komfort Ihrer Mitarbeitenden empfehlen wir Datenbrillen für die Arbeit mit integrierter Kamera.
4) Statten Sie Ihr Team mit klaren Anweisungen und Handbüchern aus
Ihre Mitarbeitenden müssen Zugriff auf aktuelle technische Dokumentationen haben, um ihre Aufgaben korrekt auszuführen. Aus diesem Grund ist es ratsam, in Ihrem Unternehmenssystem eine technische Wissensdatenbank zu erstellen – es sei denn, Sie möchten natürlich lieber Stapel veralteter Papierhandbücher im Schrank aufbewahren.
Außerdem können Sie die Arbeitseffizienz steigern und Fehler vermeiden, wenn Sie standardisierte Arbeitsanweisungen erstellen. Wenn sie unsicher sind, müssen Ihre Techniker lediglich den freigegebenen Abläufen folgen, die sicherstellen, dass alle Aufgaben korrekt und gemäß den Arbeitsschutzstandards ausgeführt werden.
Mit Wartungssystemen wie Lumnio können Ihre Techniker sogar mobile Arbeitsanweisungen im Außendienst auf ihren smarten Geräten griffbereit haben.
5) Nutzen Sie visuelle Fernunterstützung für Servicetechniker
Manchmal muss ein Techniker seine Aufgabe mit Kollegen abstimmen. Um Komplikationen zu vermeiden, ist es ratsam, die Teamkommunikation und den Wissensaustausch so einfach wie möglich zu gestalten.
Statten Sie Ihre Mitarbeitenden daher mit robusten smarten Geräten mit mobilen Daten aus, etwa Industrie-Tablets oder Datenbrillen. Auch einige Mobiltelefone können eine Option sein, noch nützlicher sind jedoch visuelle Fernunterstützung und die Möglichkeit zum Dokumentenaustausch.
Tipp! Mit Datenbrillen können Ihre Techniker die Zentrale freihändig anrufen und haben beide Hände für manuelle Aufgaben frei.
6) Papierkram mühelos erledigen
Um den Auftrag erfolgreich abzuschließen, müssen Ihre Techniker oft Serviceprotokolle und andere Formulare ausfüllen. Dieser Papierkram kostet dann wertvolle Zeit, die sie anderweitig nutzen könnten.
Erwägen Sie, Ihre administrativen Aufgaben zu digitalisieren – mit vorausgefüllten elektronischen Formularen, Lumnio-Formularvorlagen oder anderen digitalen Optionen, um Zeit zu sparen und Ihren CO2-Fußabdruck zu verringern.
7) Gute Kommunikation
Zu guter Letzt ein Tipp zur Kommunikation mit Ihrem Kunden. Auch wenn es unnötig erscheinen mag, sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie beide auf dem gleichen Stand sind und die Erwartungen Ihres Kunden erfüllen. Viele Missverständnisse und Frustrationen entstehen durch mangelnde Kommunikation. Bitten Sie Ihren Kunden um Feedback.
Stellen Sie ihm oder ihr Fragen, damit Sie Ihre Arbeit richtig ausführen können. Und bauen Sie starke Beziehungen zu Ihren Kunden auf – das wird sich in Zukunft auszahlen.
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