Die technischen Teams von heute müssen über umfassendes Wissen zu Geräten verfügen, die von Jahr zu Jahr komplexer werden. Dennoch verlassen sich viele dieser Teams auf eine Handvoll „Helden-Techniker“ – erfahrene Mitarbeitende, die oft kurz vor dem Ruhestand stehen. Und wenn sie gehen, verlässt ihr wichtiges Know-how das Unternehmen mit ihnen.
Wie lässt sich dieser Wissensverlust verhindern? Die Antwort ist einfach: Führen Sie in Ihrem Unternehmen Prozesse für den Wissenstransfer ein.
Die Herausforderungen bei der Erfassung von Wissen
Schauen wir uns zunächst den Begriff „Wissen“ genauer an. In jedem Unternehmen gibt es zwei grundlegende Arten von Wissen:
- Explizites Wissen: Fakten, harte Daten und Dokumentationen, die sich aufschreiben und speichern lassen.
- Implizites Wissen: das Know-how einzelner Mitarbeitender und ganzer Teams, das aus persönlicher Erfahrung entsteht (z. B. wie man Maschinenstörungen frühzeitig erkennt oder was die sicherste Lösung für ein Problem ist …). Es ist intuitiver und deutlich schwieriger zu erfassen und mit anderen zu teilen.
Das Ziel des Wissensmanagements sollte sein, möglichst viel von beiden Wissensarten im Unternehmen zu bewahren. Die Millionenfrage ist: wie.
Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
Erstellen Sie eine Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen
Eine Wissensdatenbank ist eine digitale Bibliothek des Know-hows eines Unternehmens. Das bedeutet, dass sie alle wichtigen Informationen speichert, die Ihre Mitarbeitenden benötigen könnten, wie Handbücher, Dokumentationen, Arbeitsabläufe usw. Sie ist in der Regel online in einer gesicherten Cloud verfügbar und sowohl für Ihre Teams im Büro als auch im Außendienst zugänglich. Die Wissensdatenbank kann Teil eines MRO-Systems wie Lumnio, einer spezialisierten Software oder eines Unternehmensintranets sein.
Wo sollten Sie anfangen? Eine wirklich nützliche Wissensdatenbank sollte:
- eine klare Struktur haben
- leicht durchsuchbar sein
- in einfacher, leicht verständlicher Sprache verfasst sein
- Fotos oder Videos enthalten, um die wichtigsten Punkte zu verdeutlichen
Beginnen Sie so bald wie möglich mit dem Aufbau Ihrer Wissensdatenbank und stellen Sie sicher, dass Ihr Know-how erhalten bleibt.
Investieren Sie in Mitarbeiterschulungen
Eine weitere wichtige Möglichkeit für den Wissenstransfer ist die Mitarbeiterschulung. Die Digitalisierung kann Ihre traditionellen Vorträge mit endlosen Präsentationen vor einer Gruppe müder Zuhörer in einen interaktiven und deutlich effizienteren Prozess verwandeln.
Beginnen Sie mit dem Einsatz interaktiver Softwaretools und verbessern Sie das Erlebnis Ihrer Mitarbeitenden. Erstellen Sie digitale Arbeitsanweisungen mit Multimedia-Inhalten und Tests, die von überall aus angezeigt werden können. Lassen Sie neue Techniker anhand realer Beispiele lernen: Ergänzen Sie Ihre Schulungsmaterialien mit Fotos und kommentierten Aufzeichnungen tatsächlicher Arbeitsaufgaben (das ist besonders nützlich für das Teilen impliziten Wissens Ihrer erfahrenen Mitarbeitenden).
Übung macht den Meister – besonders in der Schulung. Lassen Sie Neueinsteiger deshalb so früh wie möglich im Außendienst mitarbeiten. Schicken Sie sie aber nicht unvorbereitet los: Erwägen Sie, Job Shadowing in Ihren Schulungsprozess zu integrieren, damit die Neulinge zunächst kennenlernen können, worum es bei der Arbeit geht. Oder geben Sie den Neueinsteigern, um Zeit Ihrer erfahrenen Techniker zu sparen, Zugriff auf Ihr Instandhaltungssystem, in dem sie alle standardisierten Arbeitsabläufe und technischen Dokumentationen eigenständig finden können. Es kann außerdem sinnvoll sein, neuen Teammitgliedern visuelle Fernunterstützung bereitzustellen, damit sie bei Bedarf erfahrene Kollegen konsultieren können.
Tipp! Mit den Funktionen von Lumnio zur Know-how-Erfassung können Ihre erfahrenen Techniker ganz einfach digitale Schritt-für-Schritt-Anleitungen für ihre täglichen Aufgaben erstellen, die sich perfekt für Schulungszwecke eignen.
Führen Sie einen Prozess zur Wissensübergabe ein
Veränderungen im Team stellen eine große Herausforderung dar, wenn es darum geht, Fachwissen im Unternehmen zu halten. Sobald ein erfahrener Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, bekommen Sie sein Know-how nicht zurück. Deshalb ist es entscheidend, einen strukturierten internen Prozess für Mitarbeitende zu schaffen, die das Unternehmen verlassen (z. B. Beschäftigte vor dem Ruhestand, Personen vor dem Mutterschutz, entlassene Mitarbeitende …). Ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses sollten Verfahren zur Wissensübergabe sein.
Versuchen Sie außerdem, die Wissensübergabe und das Onboarding zu synchronisieren, um den Prozess der Mitarbeiternachfolge so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Fördern Sie ein freundliches und offenes Umfeld
Auch wenn es wie ein Klischee klingen mag, kann die Schaffung einer motivierenden und offenen Unternehmenskultur den Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen deutlich verbessern. Ziehen Sie folgende Schritte in Betracht, um diese Art von Unternehmensatmosphäre zu fördern:
- Führen Sie ein Mentoring-Programm für neue Mitarbeitende ein. Ordnen Sie jedem Neueinsteiger einen erfahrenen „Buddy“ zu, der ihn beraten kann. Vergessen Sie nicht, die Mentoren für ihren zusätzlichen Einsatz zu belohnen.
- Organisieren Sie am Ende eines wichtigen Projekts oder Meilensteins ein Debriefing, bei dem Sie die gewonnenen Erkenntnisse, Best Practices und Bereiche mit künftigem Verbesserungspotenzial besprechen.
- Bieten Sie Möglichkeiten, damit Teammitglieder ihre Aufgaben rotieren können. So werden Ihre Techniker vielseitiger und flexibler einsetzbar.
Setzen Sie jetzt auf eine moderne Lösung zum Teilen von Know-how
Die Digitalisierung ist der Schlüssel zu wertvollem Wissenstransfer in Ihrem Unternehmen. Starten Sie noch heute damit. Testen Sie Lumnio – die App, die das Beste aus einem standardmäßigen MRO-System und spezialisierter Wissensdatenbank-Software vereint. Fordern Sie jetzt eine kostenlose 30-Tage-Testphase an. Ohne Verpflichtungen.
