В един идеален свят вашият сервизен екип би пристигнал на място, бързо би решил задачата и би се върнал обратно за нула време. В действителност нещата често се усложняват. Закъсненията, повторните посещения и дългите престои на устройствата ви струват пари и разстройват клиента ви. Решете тези предизвикателства по-умно със следните съвети.
Има 3 области, върху които да се фокусирате, когато усъвършенствате сервизните си посещения:
- добра подготовка за посещение
- гладко изпълнение на сервизната задача
- безупречна документация и комуникация с клиента
Как да направите тези дейности по-ефективни?
1) Планирайте сервиза предварително
Ако служителите ви отиват да решават задачата на сляпо, има голяма вероятност да се налага да се връщат многократно.
Затова се уверете, че вашите техници получават подробни данни за клиента и устройството (включително неговата сервизна история), преди да тръгнат за посещението – в идеалния случай чрез вашата система за поддръжка. Също така не забравяйте да предоставите на техниците съответната техническа документация, работни инструкции и актуални данни от мониторинга.
По този начин екипът ви винаги тръгва подготвен и оборудван с всички необходими инструменти.
Съвет! В Lumnio можете да показвате всички необходими детайли за устройството чрез модулите Equipment & Sites.
2) Стигнете бързо до локацията
Осигурете безпроблемното пристигане на екипа си до местоположението на устройството с прецизно планиране на посещенията и алгоритми за планиране. Следете позициите на екипите си на картата, изберете този, който е най-близо до клиента, и го навигирайте с GPS до точното местоположение на устройството. Не забравяйте да вземете предвид и времето за пътуване.
Когато техниците са на обекта на клиента, насочете ги към най-близкото подходящо място за паркиране и им изпратете данните за контакт на клиента, за да направите работата по-ефективна.
3) Документирайте всичко
Един от ключовете за предотвратяване на бъдещи проблеми е добрата документация на работата на техника. Инструктирайте техниците си да направят снимка на обслужваното устройство преди и след задачата по поддръжката, за да имате доказателство за нейното изпълнение пред клиента.
Освен това фото/видео документацията може да служи като основа за последващи дейности по поддръжка. Съхранявайте я във вашата система, за да може екипът ви да има достъп до нея по време на бъдещи сервизни проверки.
Бонус съвет! Помолете старшите си техници да записват задачите си на терен с камера — и превърнете записите в обучителни материали за новодошлите в Lumnio само за миг. За удобството на служителите препоръчваме да използвате смарт очила за работа с вградена камера.
4) Осигурете на екипа си ясни инструкции и ръководства
Вашите служители трябва да имат достъп до актуална техническа документация, за да изпълняват правилно задачите си. Поради тази причина е препоръчително да създадете техническа база знания в системата на вашата компания — освен ако, разбира се, не предпочитате да съхранявате купчини остарели хартиени ръководства в шкафа си.
Освен това можете да повишите ефективността на работата и да избегнете грешки, ако създадете стандартизирани работни инструкции. Винаги когато не са сигурни, вашите техници просто трябва да следват одобрените работни процеси, които гарантират, че всички задачи са изпълнени правилно и в съответствие със стандартите за ЗБУТ.
Със системи за поддръжка като Lumnio вашите техници могат дори да имат мобилни работни инструкции подръка на терен на своите смарт устройства.
5) Използвайте визуална дистанционна помощ за сервизни техници
Понякога техникът трябва да се консултира за задачата си с колеги. За да избегнете усложнения, е препоръчително да направите комуникацията в екипа и споделянето на знания възможно най-лесни.
Затова оборудвайте служителите си с здрави смарт устройства с мобилни данни, като индустриални таблети или смарт очила. Дори някои мобилни телефони могат да бъдат вариант, въпреки че е по-полезно да имате дистанционна визуална поддръжка и опция за споделяне на документи.
Съвет! Със smart glasses вашите техници могат да се обаждат на централата без използване на ръце и да имат и двете си ръце свободни за ръчни задачи.
6) Попълвайте документацията с лекота
За да завършат успешно работата, вашите техници често трябва да попълват сервизни отчети и други формуляри. Документацията след това отнема от ценното им време, което може да бъде използвано по друг начин.
Помислете за дигитализиране на административните си задачи с предварително попълнени електронни формуляри, шаблони за формуляри на Lumnio или други дигитални опции, за да спестите време и да намалите въглеродния си отпечатък.
7) Добра комуникация
И не на последно място — съвет относно комуникацията с вашия клиент. Въпреки че изглежда ненужно, винаги се уверявайте, че и двамата сте на една и съща вълна и че отговаряте на очакванията на клиента си. Много недоразумения и разочарование произтичат от липсата на комуникация. Поискайте обратна връзка от клиента.
Задавайте му/ѝ въпроси, за да можете да вършите работата си правилно. И изграждайте силни взаимоотношения с клиентите си — това ще ви се отплати в бъдеще.
Интересувате се от темата? Прочетете също как да предотвратите ефективно повтарящите се посещения на техници.
