V ideálním světě přijede servisní tým k zákazníkovi, rychle vyřeší svůj úkol a obratem se vrátí na centrálu. V realitě bývá ale vše o trochu složitější. Dochází ke zpožděním, opakovaným výjezdům i dlouhým odstávkám zařízení, které vás stojí peníze – a klienta nervy. Vyřešte tyto výzvy chytře pomocí následujících tipů.
Při optimalizaci servisních výjezdů se vyplatí zaměřit na tyto 3 oblasti:
- kvalitní příprava na výjezd
- úspěšné splnění servisního úkolu
- bezchybná dokumentace a komunikace se zákazníkem
Jak tyto aktivity zefektivnit?
1) Plánujte servisní úkoly s předstihem
Pokud vaši zaměstnanci vyráží na servisní výjezdy naslepo, může se stát, že se budou muset na místo vrátit vícekrát.
Proto se vyplatí technikům ještě před odjezdem z centrály poskytnout podrobná data o klientovi i zařízení (včetně servisní historie) – a to ideálně prostřednictvím systému pro údržbu. Nezapomeňte také zaměstnancům poskytnout související technickou dokumentaci, pracovní postupy a poslední data z monitoringu.
Díky tomu váš tým pojede váš tým za klientem řádně připravený a vybavený.
Tip! V aplikaci Lumnio zobrazíte všechny potřebné detaily o servisovaných zařízeních v modulech Zařízení a Lokace.
2) Dorazte na místo co nejrychleji
Urychlete příjezd vašeho týmu k zařízení pomocí plánovacích algoritmů a precizního rozvržení výjezdů. Při plánování berte v potaz také čas, který zabere cesta.
Sledujte pozici svých týmů na mapě a za klientem vždy pošlete techniky, kteří to mají na místo nejblíže. S navigací přímo k zařízení vám pomůže GPS.
Efektivitu práce můžete posílit i na místě. Jakmile zaměstnanci dorazí do klientova podniku, nasměrujte je k nejbližšímu parkovacímu místu a zašlete jim kontaktní údaje klienta.
3) Vše dokumentujte
Naučte se předcházet potenciálním problémům – důležitým preventivním opatřením je například poctivá dokumentace práce vašich techniků. Nařiďte zaměstnancům, aby vždy pořídili fotodokumentaci před servisním úkonem a po něm. Získáte tak rovněž důkaz o provedení práce pro klienta.
Foto a videodokumentace poslouží také jako podklad pro další údržbu. Uložte si ji do interního systému, aby se k ní váš tým později při servisních kontrolách snadno dostal.
Bonusový tip! Požádejte vaše seniorní techniky, ať svou práci v terénu natočí na kameru – z nahrávek pak v Lumnio vytvoříte během pár okamžiků školicí materiály pro nováčky. Pro větší komfort doporučujeme k záznamu využít vestavěnou kameru průmyslových chytrých brýlí.
4) Dejte týmu přehledné instrukce a návodky
Aby mohli vaši zaměstnanci dělat svoji práci pořádně, potřebují mít po ruce aktuální technickou dokumentaci. Proto je ideální mít ve firmě technickou znalostní bázi, a to nejlépe v interním systému (nechcete-li skladovat hromady starých papírových manuálů).
Efektivitu práce podpoříte také tvorbou standardizovaných pracovních postupů. Ty poslouží jako podklad pro techniky, kdykoliv si nebudou vědět rady – a díky tomu klesne počet chyb. Tyto materiály zajistí, že technici provedou servisní úkon dle schválených předpisů a zásad BOZP.
Do systémů pro údržbu, jako je Lumnio, se navíc vaši technici dostanou i přes chytrá zařízení, kde si snadno zobrazí instrukce v mobilní verzi.
5) Využijte vzdálenou vizuální podporu pro servisní techniky
Někdy potřebují technici svůj úkol zkonzultovat s kolegy. Proto se hodí mít v týmu nastavenou komunikaci tak, aby bylo sdílení know-how co možná nejjednodušší – předejdete tak zbytečným problémům.
Pro urychlení komunikace doporučujeme pořídit zaměstnancům odolná chytrá zařízení, např. průmyslové tablety nebo chytré brýle, s přístupem k mobilním datům. Posloužit mohou i některé mobily – často je však lepší mít k dispozici rovnou vizuální vzdálenou podporu a možnost sdílet dokumenty.
Tip! Díky chytrým brýlím budou mít vaši technici volné ruce na práci, i když se zrovna radí s kolegou z centrály.
6) Zjednodušte si administrativu
Aby si vaši technici mohli odškrtnout úkol jako splněný, často potřebují vyplnit o zásahu servisní protokol nebo jiný dokument. Tato administrativa je ovšem stojí drahocenný čas, který by mohli využít i lépe.
Zvažte proto digitalizaci administrativních činností – využijte třeba předvyplněné elektronické formuláře, šablony dokumentů v Lumnio nebo další elektronická řešení. Ušetříte čas a snížíte i svou uhlíkovou stopu.
Už používáte Lumnio šablony dokumentů? Využívejte je naplno se těmito značkami pro automatický export.
7) Dobrá komunikace je základ
V neposlední řadě je vhodné dbát i na kvalitní komunikaci s klientem. Ačkoliv to může působit jako zbytečnost, vždy se vyplatí si ověřit, že se klient všemu porozuměl a že vaše práce splňuje jeho očekávání. Spousta nedorozumění a frustrace totiž pramení jen z nedostatečné komunikace.
Určitě se tedy nebojte požádat klienta o zpětnou vazbu nebo se ho doptat, pokud vám při vaší práci chybí důležité informace. A na vztazích se zákazníky dlouhodobě pracujte – v budoucnu se vám to vrátí.
Zaujalo vás téma? Přečtěte si také, jak předejít opakovaným výjezdům techniků.
