Las intervenciones en campo repetidas son costosas y consumen un tiempo valioso. Por eso, cuando tu equipo de servicio no puede reparar el dispositivo averiado en el primer intento, tus costos aumentan. Y eso afecta a tus finanzas, especialmente si tienes una pequeña empresa. Entonces, ¿cómo evitarlo?
Problemas comunes
Primero, hablemos de la raíz del problema. ¿Cuáles son las causas típicas de una baja tasa de éxito de la primera intervención? A menudo, se encuentran en una de estas categorías:
- Reportes de incidencias incompletos o inexactos
- Técnicos poco cualificados con capacidades de diagnóstico insuficientes
- Herramientas insuficientes disponibles para el equipo de servicio
- Procedimientos caóticos
- Documentación técnica limitada
- Mala comunicación
- Mala gestión del inventario
Por supuesto, puede ser complicado abordar todos estos desafíos a la vez. Y seamos sinceros: las intervenciones en campo repetidas no se pueden evitar por completo, ya que de vez en cuando pueden surgir circunstancias imprevistas.
Por suerte, puedes aumentar significativamente la tasa de éxito de la primera intervención, reducir el número de visitas repetidas y su impacto financiero ajustando los procesos de tu empresa. Tu mejor ayuda en esta situación es la digitalización o, más concretamente, un software de gestión de servicio en campo, diseñado para hacer que las tareas de servicio y mantenimiento estén mejor organizadas.
Centraliza la información
Uno de los problemas de los que oímos hablar muy a menudo a los expertos en mantenimiento es el caos. Las empresas suelen guardar su información de mantenimiento en papel o, en escenarios algo mejores, en una hoja de cálculo. No es de extrañar que se pierdan datos importantes, que la información no se actualice y que se produzcan muchos malentendidos.
Por eso, recomendamos encarecidamente mantener todos los datos de mantenimiento en un solo lugar, idealmente en un sistema MRO como Lumnio. Un software típico de gestión de campo para pequeñas empresas ofrece:
- Funciones de programación de servicios
- Seguimiento de incidencias y reparaciones (información detallada con documentación fotográfica, etc.)
- Gestión de equipos
- Formularios y listas de verificación para el mantenimiento preventivo industrial
Estas funciones pueden ayudarte a resolver muchas de las causas raíz mencionadas anteriormente de una baja tasa de éxito de la primera intervención. La aplicación centralizada también sirve, de forma secundaria, como herramienta de comunicación, haciendo que los flujos de trabajo sean más claros para todos.
¿Lo sabías? Al crear procedimientos operativos estándar (SOP) en Lumnio, también puedes completar las herramientas recomendadas y los consumibles necesarios para la tarea. De este modo, tus técnicos siempre van al campo con el equipo adecuado.
Mejora la capacitación
Las habilidades insuficientes de los técnicos o los diagnósticos inexactos son otras causas comunes de una baja eficiencia en las intervenciones en campo. Evita estos problemas con una capacitación más orientada a la práctica.
Por ejemplo, combina tus clases tradicionales de papel y bolígrafo con mentoría. Crea instrucciones de trabajo multimedia con grabaciones en campo para ofrecer a tus nuevos técnicos una experiencia de capacitación más práctica. Y, lo que es importante, fomenta una cultura empresarial abierta que valore el intercambio de conocimiento entre compañeros.
Proporciona soporte remoto a tu equipo
A veces, el problema no se puede resolver simplemente porque el técnico no sabe cómo hacerlo, incluso con la formación adecuada. En estas situaciones, lo mejor es proporcionar a tu equipo de campo algún tipo de soporte visual remoto. Puede ser asistencia visual remota de compañeros en la sala de control, un chat interno o acceso a tu base de conocimiento técnico online.
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¡Consejo! Empieza a hacer seguimiento de otras métricas de mantenimiento
Para obtener una visión más amplia del rendimiento de tu equipo de mantenimiento, también te recomendamos supervisar otras métricas además de la tasa de resolución en la primera intervención. Por ejemplo, para obtener más información sobre la preparación de tus técnicos de servicio, prueba a medir su tiempo de respuesta (el tiempo desde la solicitud de servicio hasta la llegada del técnico).
Para medir la eficacia del trabajo, prueba a supervisar el tiempo medio de reparación (MTTR), que es el tiempo promedio desde el reporte de la avería hasta su resolución. Del mismo modo, puede ser útil hacer seguimiento del tiempo de resolución individual para cada incidencia reportada. Otra métrica destacable, especialmente para los responsables de producción, puede ser el porcentaje de disponibilidad de los activos (uptime).
Cuando implementes un nuevo software de gestión de servicio en campo, considera hacer seguimiento del aprovechamiento de los técnicos, es decir, el porcentaje del tiempo disponible del técnico que se dedica a trabajo productivo. Puede ayudarte a medir el impacto de la digitalización en tu empresa.
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