Powtarzające się wezwania serwisowe są kosztowne i zabierają cenny czas. Dlatego, gdy Twój zespół serwisowy nie może naprawić uszkodzonego urządzenia za pierwszym razem, Twoje koszty rosną. A to boleśnie odbija się na finansach, zwłaszcza jeśli prowadzisz małą firmę. Jak więc temu zapobiec?
Typowe problemy
Najpierw porozmawiajmy o źródłach problemu. Jakie są typowe przyczyny niskiego wskaźnika napraw przy pierwszej wizycie? Często należą one do jednej z tych kategorii:
- Niekompletne/niedokładne zgłoszenia problemów
- Niewykwalifikowani technicy o niewystarczających umiejętnościach diagnostycznych
- Niewystarczające narzędzia dostępne dla zespołu serwisowego
- Chaotyczne procedury
- Ograniczona dokumentacja techniczna
- Słaba komunikacja
- Złe zarządzanie zapasami
Oczywiście jednoczesne poradzenie sobie ze wszystkimi tymi wyzwaniami może być trudne. I bądźmy szczerzy — nie da się całkowicie uniknąć powtarzających się wezwań serwisowych, ponieważ od czasu do czasu mogą nadal zdarzać się nieprzewidziane okoliczności.
Na szczęście możesz znacząco zwiększyć wskaźnik napraw przy pierwszej wizycie, zmniejszyć liczbę ponownych wizyt i ich wpływ finansowy, dostosowując procesy w swojej firmie. Najlepszym wsparciem w tej sytuacji jest cyfryzacja — a dokładniej oprogramowanie do zarządzania field service, zaprojektowane tak, aby zadania serwisowe i konserwacyjne były lepiej zorganizowane.
Centralizuj informacje
Jednym z problemów, o których bardzo często słyszymy od ekspertów ds. utrzymania ruchu, jest chaos. Firmy często przechowują informacje dotyczące utrzymania ruchu na papierze albo, w nieco lepszym scenariuszu, w arkuszu kalkulacyjnym. Nic dziwnego, że ważne dane giną, informacje nie są aktualizowane, a dochodzi do wielu nieporozumień.
Dlatego zdecydowanie zalecamy przechowywanie wszystkich danych dotyczących utrzymania ruchu w jednym miejscu, najlepiej w systemie MRO takim jak Lumnio. Typowe oprogramowanie do zarządzania field service dla małych firm oferuje:
- Funkcje planowania serwisu
- Śledzenie usterek i napraw (szczegółowe informacje wraz z dokumentacją zdjęciową itp.)
- Zarządzanie wyposażeniem
- Formularze i checklisty do prewencyjnego utrzymania ruchu w przemyśle
Takie funkcje mogą pomóc Ci rozwiązać wiele z wymienionych wcześniej podstawowych przyczyn niskiego wskaźnika napraw przy pierwszej wizycie. Scentralizowana aplikacja pełni też pośrednio funkcję narzędzia komunikacyjnego, dzięki czemu przepływy pracy są bardziej przejrzyste dla wszystkich.
Czy wiesz, że? Tworząc standardowe procedury operacyjne (SOP) w Lumnio, możesz również uzupełnić zalecane narzędzia i niezbędne materiały eksploatacyjne do zadania. Dzięki temu Twoi technicy zawsze wyjeżdżają w teren odpowiednio wyposażeni.
Usprawnij szkolenia
Niewystarczające umiejętności techników lub niedokładna diagnostyka to kolejne częste przyczyny niskiej efektywności wezwań serwisowych. Zapobiegaj tym problemom dzięki bardziej praktycznie ukierunkowanym szkoleniom.
Na przykład połącz tradycyjne wykłady z kartką i długopisem z mentoringiem. Twórz multimedialne instrukcje pracy z nagraniami z terenu, aby zapewnić nowym pracownikom więcej praktycznych doświadczeń szkoleniowych. I co ważne, wspieraj otwartą kulturę firmy, która docenia dzielenie się wiedzą między współpracownikami.
Zapewnij swojemu zespołowi zdalne wsparcie
Czasami problemu nie da się rozwiązać po prostu dlatego, że technik nie wie jak — nawet mimo odpowiedniego przeszkolenia. W takich sytuacjach najlepiej zapewnić swojemu zespołowi terenowemu pewnego rodzaju zdalne wsparcie. Może to być zdalna pomoc wizualna od współpracowników z centrum sterowania, wewnętrzny czat lub dostęp do internetowej bazy wiedzy.
Wypróbuj bezpłatnie zdalną pomoc Lumnio. Pobierz demo aplikacji już teraz.
Wskazówka! Zacznij śledzić inne wskaźniki utrzymania ruchu
Aby uzyskać szerszy obraz wydajności swojego zespołu utrzymania ruchu, zalecamy również monitorowanie innych wskaźników niż wskaźnik naprawy przy pierwszej wizycie. Na przykład, aby uzyskać więcej informacji o przygotowaniu techników serwisowych, spróbuj mierzyć ich czas reakcji (czas od zgłoszenia serwisowego do przybycia technika).
Aby mierzyć efektywność pracy, spróbuj monitorować Mean Time to Repair (MTTR), czyli średni czas od zgłoszenia awarii do jej usunięcia. Podobnie przydatne może być śledzenie indywidualnego czasu rozwiązania dla każdego zgłoszonego problemu. Innym godnym uwagi wskaźnikiem, szczególnie dla kierowników produkcji, może być procentowa dostępność zasobów (uptime).
Gdy wdrażasz nowe oprogramowanie do zarządzania serwisem terenowym, rozważ śledzenie wykorzystania techników, tj. procentu dostępnego czasu technika poświęcanego na produktywną pracę. Może to pomóc Ci zmierzyć wpływ cyfryzacji w Twojej firmie.
Interesuje Cię ten temat? Przeczytaj także 7 wskazówek, jak zapewnić bezbłędne wyjazdy serwisowe.
