Dzisiejsze zespoły techniczne muszą dysponować rozległą wiedzą o urządzeniach, które z roku na rok stają się coraz bardziej złożone. Jednak wiele z tych zespołów polega na garstce „bohaterskich techników” — wykwalifikowanych starszych pracowników, którzy często wkrótce przechodzą na emeryturę. A kiedy odchodzą, ich ważne know-how odchodzi z nimi z firmy.
Jak zapobiec tej utracie wiedzy eksperckiej? Odpowiedź jest prosta: wprowadź w swojej firmie procesy transferu wiedzy.
Wyzwania związane z pozyskiwaniem wiedzy
Najpierw przyjrzyjmy się bliżej samemu pojęciu „wiedza”. W każdej firmie istnieją dwa podstawowe rodzaje wiedzy:
- Wiedza jawna: fakty, twarde dane i dokumentacja, które można zapisać i przechowywać.
- Wiedza ukryta: know-how poszczególnych pracowników i całych zespołów, wynikające z osobistego doświadczenia (np. jak wcześnie rozpoznać awarię maszyny, jakie rozwiązanie problemu jest najbezpieczniejsze…). Jest bardziej intuicyjna i trudniejsza do uchwycenia oraz przekazania innym.
Celem zarządzania wiedzą powinno być zachowanie w firmie jak największej części obu tych rodzajów wiedzy. Pytanie za milion brzmi: jak?
Istnieje kilka możliwych opcji:
Stwórz firmową bazę wiedzy
Baza wiedzy to cyfrowa biblioteka firmowego know-how, co oznacza, że przechowuje wszystkie ważne informacje, których mogą potrzebować Twoi pracownicy, takie jak instrukcje, dokumentacja, przepływy pracy itp. Zwykle jest dostępna online w zabezpieczonej chmurze i dostępna zarówno dla zespołów pracujących w biurze, jak i w terenie. Baza wiedzy może być częścią systemu MRO, takiego jak Lumnio, specjalistycznego oprogramowania lub firmowego intranetu.
Od czego zacząć? Naprawdę użyteczna baza wiedzy powinna:
- mieć przejrzystą strukturę
- być łatwa do przeszukiwania
- być napisana prostym, łatwym do zrozumienia językiem
- zawierać zdjęcia lub filmy podkreślające najważniejsze kwestie
Zacznij budować firmową bazę wiedzy tak szybko, jak to możliwe, i zadbaj o to, aby Twoje know-how pozostało zachowane.
Inwestuj w szkolenia pracowników
Kolejną ważną możliwością transferu wiedzy są szkolenia pracowników. Cyfryzacja może przekształcić tradycyjne wykłady z niekończącymi się prezentacjami przed grupą zmęczonych słuchaczy w interaktywny i znacznie bardziej efektywny proces.
Zacznij korzystać z interaktywnych narzędzi programowych i popraw doświadczenia pracowników. Twórz cyfrowe instrukcje pracy z multimediami i testami, które można wyświetlać z dowolnego miejsca. Pozwól nowym technikom uczyć się na przykładach z życia: wzbogać materiały szkoleniowe o zdjęcia i nagrania rzeczywistych zadań roboczych z komentarzem (jest to szczególnie przydatne do dzielenia się wiedzą ukrytą Twoich wykwalifikowanych pracowników).
Praktyka czyni mistrza – szczególnie w szkoleniu. Dlatego pozwól nowym pracownikom jak najszybciej wyjść w teren. Ale nie pozwalaj im na to bez przygotowania: rozważ dodanie job shadowing do procesu szkoleniowego, aby umożliwić nowicjuszom najpierw poznanie, na czym polega ta praca. Albo, aby zaoszczędzić czas Twoich doświadczonych techników, daj nowym pracownikom dostęp do systemu utrzymania ruchu, w którym samodzielnie znajdą wszystkie ustandaryzowane przepływy pracy i dokumentację techniczną. Przydatne może być także zapewnienie nowym członkom zespołu zdalnego wsparcia, aby mogli konsultować się z doświadczonymi kolegami, kiedy tego potrzebują.
Wskazówka! Dzięki funkcjom pozyskiwania know-how w Lumnio Twoi wykwalifikowani technicy mogą z łatwością tworzyć cyfrowe instruktaże swoich codziennych zadań, które doskonale nadają się do celów szkoleniowych.
Wdróż proces przekazywania wiedzy
Zmiany w zespole stanowią duże wyzwanie dla utrzymania wiedzy eksperckiej w firmie. Gdy doświadczony pracownik odchodzi, jego know-how już nie wraca. Dlatego tak ważne jest stworzenie ustrukturyzowanego procesu wewnętrznego skoncentrowanego na pracownikach odchodzących z firmy (np. pracownikach przechodzących na emeryturę, osobach przygotowujących się do urlopu macierzyńskiego, zwalnianych pracownikach…). Ważną częścią tego procesu powinny być procedury przekazywania wiedzy.
Spróbuj także zsynchronizować przekazanie obowiązków i wdrożenie nowego pracownika, aby proces zastępowania pracownika przebiegał możliwie jak najpłynniej.
Pielęgnuj przyjazne i otwarte środowisko
Choć może to brzmieć jak banał, stworzenie motywującej i otwartej kultury firmowej może znacząco poprawić dzielenie się wiedzą w Twojej firmie. Rozważ następujące kroki, aby wspierać ten typ firmowej atmosfery:
- Wprowadź program mentoringowy dla nowych pracowników. Przydziel każdemu nowemu pracownikowi doświadczonego „buddy”, który może mu doradzać. Nie zapomnij nagrodzić mentorów za ich dodatkowy wysiłek.
- Na koniec ważnego projektu/etapu zorganizuj podsumowanie , podczas którego omówicie wyciągnięte wnioski, najlepsze praktyki oraz obszary do przyszłej poprawy.
- Oferuj możliwości rotacji zadań wśród członków zespołu. Dzięki temu Twoi technicy staną się bardziej wszechstronni i zastępowalni.
Wdróż nowoczesne rozwiązanie do dzielenia się know-how już teraz
Cyfryzacja jest kluczem do wartościowego transferu wiedzy w Twojej firmie. Zacznij już dziś. Wypróbuj Lumnio — aplikację, która łączy to, co najlepsze zarówno ze standardowego systemu MRO, jak i specjalistycznego oprogramowania bazy wiedzy. Skorzystaj teraz z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego. Bez żadnych zobowiązań.
