Los equipos técnicos de hoy necesitan tener un amplio conocimiento sobre dispositivos que cada año son más complejos. Sin embargo, muchos de estos equipos dependen de un puñado de ‘técnicos héroes’: trabajadores sénior expertos que a menudo están a punto de jubilarse. Y cuando se van, su importante conocimiento técnico se va de la empresa con ellos.
¿Cómo evitar esta pérdida de experiencia? La respuesta es simple: introduce procesos de transferencia de conocimiento en tu empresa.
Los desafíos de capturar el conocimiento
Primero, veamos más de cerca el término “conocimiento”. En cada empresa hay dos tipos básicos de conocimiento:
- Conocimiento explícito: los hechos, los datos concretos y la documentación que se pueden escribir y almacenar.
- Conocimiento tácito: el conocimiento técnico de trabajadores individuales y equipos completos que surge de la experiencia personal (p. ej., cómo reconocer a tiempo un fallo de la máquina, cuál es la solución más segura para un problema…). Es más intuitivo y más difícil de capturar y compartir con otras personas.
El objetivo de la gestión del conocimiento debería ser conservar dentro de tu empresa tanto como sea posible de ambos tipos de conocimiento. La gran pregunta es cómo.
Hay varias opciones posibles:
Crea una base de conocimiento de la empresa
Una base de conocimiento es una biblioteca digital del conocimiento técnico de una empresa, lo que significa que almacena toda la información importante que tus empleados pueden necesitar, como manuales, documentación, flujos de trabajo, etc. Normalmente está disponible online en una nube segura y es accesible tanto para tus equipos en la oficina como en campo. La base de conocimiento puede formar parte de un sistema MRO como Lumnio, de un software especializado o de una intranet corporativa.
¿Por dónde empezar? Una base de conocimiento realmente útil debe:
- tener una estructura clara
- ser fácil de buscar
- estar escrita en un lenguaje simple y fácil de entender
- incluir fotos o videos para destacar los puntos principales
Empieza a crear la base de conocimiento de tu empresa lo antes posible y asegúrate de que tu conocimiento técnico se conserve.
Invierte en la capacitación de los empleados
Otra oportunidad importante para la transferencia de conocimiento es la capacitación de los empleados. La digitalización puede transformar tus formaciones tradicionales con presentaciones interminables frente a un grupo de oyentes cansados en un proceso interactivo y mucho más eficiente.
Empieza a usar herramientas de software interactivas y mejora la experiencia de los empleados. Crea instrucciones de trabajo digitales con contenido multimedia y pruebas que se puedan mostrar desde cualquier lugar. Deja que los nuevos técnicos aprendan de ejemplos reales: mejora tus materiales de formación con fotos y grabaciones comentadas de las tareas de trabajo reales (esto es especialmente útil para compartir el conocimiento tácito de tus empleados expertos).
La práctica hace al maestro – especialmente en la formación. Por eso, haz que los nuevos técnicos vayan al campo tan pronto como puedas. Pero no dejes que vayan sin preparación: considera añadir el acompañamiento en el puesto al proceso de formación para permitir que los principiantes vean primero en qué consiste el trabajo. O, para ahorrar tiempo a tus técnicos expertos, da a los nuevos técnicos acceso a tu sistema de mantenimiento, donde podrán encontrar por sí mismos todos los flujos de trabajo estandarizados y la documentación técnica. También puede ser útil proporcionar a los nuevos miembros del equipo soporte visual remoto para que puedan consultar a colegas con experiencia cuando lo necesiten.
¡Consejo! Con las funciones de captura de conocimiento técnico de Lumnio, tus técnicos expertos pueden crear fácilmente guías digitales paso a paso de sus tareas diarias, perfectas para fines de formación.
Implementa un proceso de transferencia de conocimiento
Los cambios en el equipo suponen un gran desafío para mantener la experiencia dentro de la empresa. Una vez que el empleado veterano se va, no recuperas su conocimiento técnico. Por eso es fundamental crear un proceso interno estructurado centrado en los empleados que dejan la empresa (p. ej., trabajadores que se jubilan, personas que se preparan para una baja por maternidad, empleados despedidos…). Una parte importante de este proceso deberían ser los procedimientos de transferencia de conocimiento.
Intenta sincronizar también la transferencia y la incorporación para que el proceso de sustitución de empleados sea lo más fluido posible.
Fomenta un entorno cercano y abierto
Aunque pueda sonar a cliché, crear una cultura empresarial motivadora y abierta puede mejorar enormemente el intercambio de conocimiento dentro de tu empresa. Considera los siguientes pasos para fomentar este tipo de ambiente corporativo:
- Implementa un programa de mentoría para las nuevas incorporaciones. Asigna a cada nuevo técnico un técnico experto de referencia que pueda asesorarlo. No olvides recompensar a los mentores por su esfuerzo adicional.
- Al final de un proyecto o hito importante, organiza una sesión de retrospectiva en la que comentéis las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y las áreas de mejora para el futuro.
- Ofrece oportunidades para rotar las tareas de trabajo entre los miembros del equipo. De este modo, tus técnicos serán más versátiles e intercambiables.
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