Zariadenia vo výrobných firmách sú rok od roku zložitejšie. Preto stúpajú aj nároky na znalosti technických tímov, ktoré majú na starosti ich servis. Mnohé z týchto tímov sa však spoliehajú na zručnosti niekoľkých skúsených technikov, ktorí však často nemajú ďaleko do dôchodku. A keď firmu opustia, ich know-how odchádza s nimi.
Ako zabrániť odlivu znalostí z podniku? Odpoveď je jasná: Zaveďte vo firme procesy na ich odovzdávanie.
Úskalia znalostného manažmentu
Najprv si priblížme samotný pojem „znalosti”. Tie mávajú vo firme zvyčajne jednu z 2 podôb:
- Explicitné znalosti: Fakty, tvrdé dáta a dokumentácia – skrátka to, čo môžete zapísať a ľahko uchovať.
- Tacitné znalosti: Know-how tímu a jednotlivých zamestnancov, ktoré vychádza z osobných skúseností (napr. schopnosť rozpoznať, že so strojom niečo nie je v poriadku; určiť najbezpečnejšie riešenie problému atď.). Tacitné znalosti sú viac založené na intuícii, preto sa ťažšie zachytávajú a odovzdávajú.
V rámci znalostného manažmentu by ste mali chcieť zachovať vo firme čo najviac z oboch typov znalostí. Kľúčová otázka znie: Ako?
Možností máte hneď niekoľko:
Vytvorte si firemnú znalostnú bázu
Znalostná báza je v podstate digitálna knižnica plná firemného know-how. Zhromažďujú sa do nej všetky dôležité informácie, ktoré môžu vaši zamestnanci potrebovať – napríklad dokumentácia, manuály, pracovné postupy atď.
Znalostná databáza sa väčšinou umiestňuje online na zabezpečený cloud, kde sa k nej bez problémov dostanú vaši zamestnanci z terénu aj z kancelárií. Môže byť súčasťou systému na údržbu, ako je Lumnio, špecializovaného znalostného softvéru alebo firemného intranetu.
Čo by nemalo chýbať v dobrej znalostnej báze?
- jasná štruktúra
- obsah písaný jednoduchým a zrozumiteľným jazykom
- jednoduchá možnosť vyhľadávania
- názorné fotografie alebo videá na vysvetlenie dôležitých informácií
Odporúčame začať s tvorbou znalostnej bázy čo najskôr, aby ste v podniku uchovali maximum cenného know-how.
Investujte do školenia zamestnancov
K významnému prenosu znalostí dochádza samozrejme aj pri školení zamestnancov. Nebojte sa podporiť vzdelávanie technikov pomocou digitalizácie. Premeňte tradičné prednášky plné zdĺhavých prezentácií pred unaveným publikom na interaktívnejší a efektívnejší proces.
Ako? Urobte zo vzdelávania zamestnancov vo firme zážitok. Začnite používať interaktívny softvér, pomocou ktorého vytvoríte napríklad digitálne pracovné inštrukcie s multimediálnym obsahom alebo testy, ktoré si môžu zamestnanci spustiť, kdekoľvek sa im to hodí. Učte nových technikov pomocou príkladov z praxe: Doplňte školiace materiály fotkami a komentovanými nahrávkami z práce v teréne (vaši skúsení technici sa tak ľahšie podelia s ostatnými o svoje tacitné znalosti).
Praktické skúsenosti sú pri zaúčaní základom úspechu. Vyšlite preto nováčikov do terénu čo najskôr, ako to bude možné. To však neznamená „hodiť ich do vody“ nepripravených. Ciest, ako spojiť tréning s praxou, je niekoľko:
- Zvážte napríklad tieňovanie práce, pri ktorom nováčikovia z prvej ruky uvidia, aké úlohy ich čakajú.
- Ak chcete svojim ostrieľaným technikom ušetriť čas, dajte nováčikom namiesto toho prístup do vášho systému riadenia údržby, kde nájdu všetky štandardizované pracovné procesy a technickú dokumentáciu.
- Noví technici ocenia aj prístup k vzdialenej podpore. Môžu sa tak obrátiť na skúsenejších kolegov, kedykoľvek to potrebujú.
Tip! V Lumnio môžu vaši skúsení technici vďaka funkciám na prenos know-how jednoducho vytvárať digitálne návody k svojim každodenným úlohám. Tieto materiály potom využijete v rámci školenia.
Zaveďte proces na odovzdávanie znalostí
Zmeny v tíme predstavujú z hľadiska uchovania expertízy vo firme náročnú skúšku. Akonáhle totiž pracovník raz podnik opustí, jeho know-how už späť nezískate. Preto je dôležité sa na tieto zmeny vopred pripraviť a vytvoriť štruktúrovaný proces, ktorý odchody zamestnancov rieši – či už odchádzajú do dôchodku, na materskú dovolenku alebo späť na trh práce. Významnou položkou tohto procesu by mal byť aj spôsob odovzdania dôležitých informácií.
Pokúste sa tiež zosúladiť proces odovzdávania informácií s onboardingom nových zamestnancov, aby výmena zamestnancov prebehla hladko.
Podporujte priateľské a otvorené prostredie vo firme
Aj keď to znie trochu ako klišé, otvorená a motivujúca firemná kultúra môže skutočne výrazne pomôcť šíreniu znalostí vnútri spoločnosti. Aby ste túto atmosféru vo firme podporili, zvážte napríklad tieto kroky:
- Zaveďte mentoringový program pre nových zamestnancov. Priraďte každému nováčikovi skúseného kolegu, ktorý mu bude pripravený v prípade potreby pomôcť. A mentorov nezabudnite za ich prácu navyše adekvátne odmeniť.
- Po uzavretí dôležitého projektu alebo dosiahnutí významného míľnika usporiadajte debriefing, kde s kolektívom preberiete, čo sa osvedčilo, čo sa dá zlepšiť a aké ponaučenie zo situácie vyplýva.
- Podľa možností poskytnite zamestnancom možnosť rotácie práce v tíme. Vďaka tomu si technici vyskúšajú viac činností, budú všestrannejší a lepšie zastupiteľní.
Zaobstarajte si moderný softvér na znalostný manažment
Základom efektívneho prenosu znalostí je digitalizácia. Začnite s ňou ešte dnes. Vyskúšajte Lumnio – aplikáciu, ktorá v sebe spája to najlepšie z informačných systémov pre údržbu a znalostný manažment. Získajte skúšobnú verziu programu na 30 dní zadarmo – bez záväzkov.
