Današnji tehnički timovi moraju imati opsežno znanje o uređajima koji svake godine postaju sve složeniji. Međutim, mnogi od tih timova oslanjaju se na nekolicinu ‘hero techs’ — vještih starijih radnika koji su često pred mirovinom. A kada oni odu, njihovo važno stručno znanje odlazi iz tvrtke s njima.
Kako spriječiti ovaj gubitak stručnosti? Odgovor je jednostavan: uvedite procese prijenosa znanja u svoju tvrtku.
Izazovi prikupljanja znanja
Pogledajmo najprije pobliže pojam “znanje”. U svakoj tvrtki postoje dvije osnovne vrste znanja:
- Eksplicitno znanje: činjenice, konkretni podaci i dokumentacija koji se mogu zapisati i pohraniti.
- Prešutno znanje: stručno znanje pojedinih radnika i cijelih timova koje proizlazi iz osobnog iskustva (npr., kako rano prepoznati kvar stroja, koje je najsigurnije rješenje problema…). Ono je intuitivnije i teže ga je zabilježiti i podijeliti s drugima.
Cilj upravljanja znanjem trebao bi biti sačuvati što je više moguće od obje ove vrste znanja unutar vaše tvrtke. Pitanje vrijedno milijun dolara je kako.
Postoji nekoliko mogućih opcija:
Izradite bazu znanja tvrtke
Baza znanja je digitalna knjižnica stručnog znanja tvrtke, što znači da pohranjuje sve važne informacije koje bi vašim zaposlenicima mogle zatrebati, kao što su priručnici, dokumentacija, radni tokovi itd. Obično je dostupna online na sigurnom oblaku i pristupačna i vašim timovima u uredu i onima na terenu. Baza znanja može biti dio MRO sustava kao što je Lumnio, specijaliziranog softvera ili intraneta tvrtke.
Gdje početi? Doista korisna baza znanja trebala bi:
- imati jasnu strukturu
- biti lako pretraživa
- biti napisana jednostavnim, lako razumljivim jezikom
- uključivati fotografije ili videozapise kako bi se naglasile glavne točke
Počnite graditi bazu znanja svoje tvrtke što je prije moguće i osigurajte da vaše stručno znanje ostane sačuvano.
Uložite u obuku zaposlenika
Još jedna važna prilika za prijenos znanja je obuka zaposlenika. Digitalizacija može vaše tradicionalne predavačke sesije s beskrajnim prezentacijama pred skupinom umornih slušatelja pretvoriti u interaktivan i mnogo učinkovitiji proces.
Počnite koristiti interaktivne softverske alate i poboljšajte iskustvo zaposlenika. Izradite digitalne radne upute s multimedijom i testovima koji se mogu prikazivati s bilo kojeg mjesta. Dopustite novim tehničarima da uče iz primjera iz stvarnog života: obogatite svoje materijale za obuku fotografijama i komentiranim snimkama stvarnih radnih zadataka (to je posebno korisno za dijeljenje prešutnog znanja vaših vještih zaposlenika).
Vježba čini savršenstvo – posebno u obuci. Stoga, pošaljite nove zaposlenike na teren što je prije moguće. Ali nemojte ih slati nespremne: razmislite o uključivanju praćenja rada iskusnijeg kolege u proces obuke kako biste početnicima omogućili da najprije upoznaju što posao podrazumijeva. Ili, kako biste uštedjeli vrijeme vaših iskusnih tehničara, omogućite novim zaposlenicima pristup vašem sustavu održavanja, gdje mogu sami pronaći sve standardizirane radne tokove i tehničku dokumentaciju. Također može biti korisno novim članovima tima omogućiti udaljenu podršku kako bi se mogli savjetovati s iskusnim kolegama kada im to zatreba.
Savjet! Uz Lumnioove funkcionalnosti za bilježenje stručnog znanja vaši vješti tehničari mogu jednostavno izrađivati digitalne vodiče kroz svoje svakodnevne zadatke koji su savršeni za potrebe obuke.
Uvedite proces primopredaje znanja
Promjene u timu predstavljaju velik izazov za zadržavanje stručnosti unutar tvrtke. Kada iskusni zaposlenik ode, njegovo stručno znanje ne možete vratiti. Zato je ključno uspostaviti strukturiran interni proces usmjeren na zaposlenike koji napuštaju tvrtku (npr. radnike koji odlaze u mirovinu, osobe koje se pripremaju za rodiljni dopust, otpuštene zaposlenike…). Važan dio tog procesa trebali bi biti postupci primopredaje znanja.
Pokušajte uskladiti primopredaju i uvođenje u posao, kako biste proces zamjene zaposlenika učinili što jednostavnijim.
Njegujte prijateljsko i otvoreno okruženje
Iako to može zvučati kao klišej, stvaranje motivirajuće i otvorene kulture tvrtke može uvelike poboljšati dijeljenje znanja unutar vaše tvrtke. Razmotrite sljedeće korake kako biste podržali ovu vrstu korporativne atmosfere:
- Uvedite mentorski program za nove zaposlenike. Dodijelite svakom novom zaposleniku iskusnog „buddyja” koji ga može savjetovati. Ne zaboravite nagraditi mentore za njihov dodatni trud.
- Na kraju važnog projekta/prekretnice organizirajte debriefing na kojem ćete raspraviti naučene lekcije, najbolje prakse i područja za buduća poboljšanja.
- Ponudite mogućnosti za rotaciju radnih zadataka među članovima tima. Na taj način vaši tehničari postaju svestraniji i zamjenjiviji.
Nabavite moderno rješenje za dijeljenje know-how znanja odmah
Digitalizacija je ključ vrijednog prijenosa znanja u vašoj tvrtki. Počnite s njom već danas. Isprobajte Lumnio—aplikaciju koja spaja najbolje od standardnog MRO sustava i specijaliziranog softvera za bazu znanja. Zatražite 30-dnevno besplatno probno razdoblje odmah. Bez ikakvih obveza.
