Kunden möchten, dass ihre Probleme so schnell wie möglich behoben werden. Deshalb müssen Ihre Techniker jederzeit verfügbar sein. Wenn sie jedoch bis über beide Ohren in Papierkram stecken, sinkt ihre Arbeitseffizienz.
Wie lässt sich diese Situation lösen? Digitalisierung kann die Antwort sein.
Kann man die Instandhaltung digitalisieren?
Manche sagen, dass sich Instandhaltungsaufgaben einfach nicht digitalisieren lassen. Das Gegenteil ist der Fall. Bei der Instandhaltung geht es nicht nur darum, dass ein Techniker ein Werkzeug in die Hand nimmt und etwas repariert. Sowohl Instandhaltungsleiter als auch Servicetechniker erledigen täglich zahlreiche administrative Aufgaben. Sei es die Arbeitszuweisung oder das Ausfüllen von Serviceprotokollen. Und genau diese Tätigkeiten können Sie effizienter gestalten.
Es gibt zahlreiche Tools, die Sie dabei unterstützen können. Von klassischen Informationssystemen bis hin zu spezialisierten Instandhaltungssystemen wie Lumnio.
Welche Tätigkeiten sollten digitalisiert werden?
Instandhaltungssysteme können Sie auf vielfältige Weise unterstützen:
Kontrollen und Protokollerstellung beschleunigen
Ersetzen Sie Stift und Papier durch elektronische Aufzeichnungen. Diese können jederzeit sowohl von einem Techniker mit Datenbrillen im Außendienst als auch von seinem Vorgesetzten an einem Computer in der Unternehmenszentrale eingesehen werden. In spezialisierten Apps wie Lumnio können Sie einfach ein Serviceprotokoll erstellen und es sofort an den Kunden senden.
Wenn Sie für die Wartung einer größeren Anzahl von Geräten verantwortlich sind, erleichtern Sie deren Identifikation mit einem QR-Scanner oder einer Anwendung mit OCR-Unterstützung (Optical Character Recognition). Einige Systeme unterstützen auch GPS-Funktionen, sodass ein Techniker automatisch nur die Maschinen in seiner Nähe sieht.
Sogar der eigentliche Serviceeinsatz oder die Geräteinspektion kann beschleunigt werden, wenn Ihre Techniker Zugriff auf die technische Dokumentation direkt im Außendienst haben (z. B. über ein Tablet). So müssen sie keine Papierhandbücher mehr durchgehen – stattdessen rufen sie alle Handbücher und weiteren Informationen zum Gerät in Ihrem System mit nur wenigen Klicks auf.
Standardisierung von Arbeitsabläufen
Zwei Menschen denken nicht gleich – und ihr Vorgehen bei den anstehenden Aufgaben kann unterschiedlich sein. Das kann jedoch ein Problem sein, wenn Sie Inspektionen oder vorbeugende Kontrollen durchführen. Daher ist es ratsam, ausgewählte Arbeitsabläufe zu standardisieren.
Digitalisierte Arbeitsabläufe sind sowohl bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender als auch bei ihren ersten Serviceeinsätzen hilfreich. Darüber hinaus lassen sich standardisierte Aufgaben leichter auswerten – und Sie können die Leistung Ihrer Mitarbeitenden durch die Festlegung von KPIs steigern.
Effizienteres Reklamationsmanagement und Prävention
Reklamationen wirken sich nicht nur negativ auf Ihren Ruf bei den Kunden aus, sondern verursachen auch zusätzliche Kosten. Warum? Aus mehreren Gründen: mehr Papierkram, Verzögerungen und wiederholte Serviceeinsätze. Reduzieren Sie den unnötigen administrativen Aufwand Ihrer Techniker mit intelligenten Systemen. Probieren Sie diese Tipps aus:
- Senden Sie Ihrem Team automatische Benachrichtigungen über notwendige Revisionskontrollen, damit die Geräte in einwandfreiem Zustand bleiben.
- Erstellen Sie in einer App wie Lumnio verständliche To-do-Listen für Ihre Mitarbeitenden. So behalten sie bei Präventionskontrollen die wichtigen Aufgaben immer im Blick.
- Erstellen Sie bei jedem Serviceeinsatz Aufzeichnungen und eine Fotodokumentation. Diese können als Nachweis dienen, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Außerdem können Sie die Aufzeichnungen in Ihrem System speichern und zur Verbesserung Ihrer Prozesse nutzen.
Tipp! Lesen Sie auch, wie Sie wiederholte Serviceeinsätze verhindern können.
Digitalisierung hilft
Digitalisierung beschleunigt Prozesse und hilft, den administrativen Aufwand Ihrer Techniker zu reduzieren. Dadurch können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, die sich – anders als die meisten administrativen Tätigkeiten – direkt an Ihre Kunden berechnen lassen. So konnte unser Kunde Complete CZ die Auslastung der Arbeitszeit um 7,8 % steigern.
Möchten auch Sie die Effizienz Ihrer Techniker steigern? Kontaktieren Sie unsere Experten, die Sie zur Digitalisierung beraten.
