W idealnym świecie Twój zespół serwisowy przyjechałby na miejsce, szybko rozwiązał problem i wrócił z powrotem w mgnieniu oka. W rzeczywistości sprawy często się komplikują. Opóźnienia, powtarzające się wyjazdy oraz długie przestoje urządzeń kosztują Cię pieniądze i denerwują klienta. Rozwiązuj te wyzwania mądrzej dzięki poniższym wskazówkom.
Są 3 obszary, na których warto się skupić podczas doskonalenia wyjazdów serwisowych:
- dobre przygotowanie do wyjazdu serwisowego
- sprawna realizacja zadania serwisowego
- bezbłędna dokumentacja i komunikacja z klientem
Jak zwiększyć efektywność tych działań?
1) Zaplanuj serwis z wyprzedzeniem
Jeśli Twoi pracownicy jadą rozwiązać problem bez przygotowania, istnieje duża szansa, że będą musieli wracać wielokrotnie.
Dlatego upewnij się, że Twoi technicy otrzymują szczegółowe dane o kliencie i urządzeniu (w tym jego historię serwisową) przed wyjazdem — najlepiej za pośrednictwem systemu utrzymania ruchu. Nie zapomnij też zapewnić technikom odpowiedniej dokumentacji technicznej, instrukcji pracy oraz aktualnych danych z monitoringu.
Dzięki temu Twój zespół zawsze wyjeżdża przygotowany i wyposażony we wszystkie niezbędne narzędzia.
Wskazówka! W Lumnio możesz wyświetlić wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące urządzenia za pomocą modułów Equipment & Sites.
2) Dotrzyj szybko na miejsce
Zapewnij sprawny dojazd swojego zespołu do lokalizacji urządzenia dzięki precyzyjnemu harmonogramowaniu wyjazdów serwisowych i algorytmom planowania. Monitoruj pozycje swoich zespołów na mapie, wybierz ten znajdujący się najbliżej klienta i poprowadź go za pomocą GPS do dokładnej lokalizacji urządzenia. Pamiętaj również, aby uwzględnić czas dojazdu.
Gdy technicy są już u klienta, skieruj ich do najbliższego odpowiedniego miejsca parkingowego i prześlij im dane kontaktowe klienta, aby usprawnić pracę.
3) Dokumentuj wszystko
Jednym z kluczy do zapobiegania przyszłym problemom jest dobra dokumentacja pracy technika. Poleć swoim technikom, aby zrobili zdjęcie serwisowanego urządzenia przed i po wykonaniu zadania konserwacyjnego, aby mieć dowód jego realizacji dla klienta.
Ponadto dokumentacja fotograficzna/wideo może służyć jako podstawa do kolejnych działań konserwacyjnych. Przechowuj ją w swoim systemie, aby Twój zespół miał do niej dostęp podczas przyszłych przeglądów serwisowych.
Dodatkowa wskazówka! Poproś swoich starszych techników, aby nagrywali swoje zadania w terenie kamerą — i w kilka chwil zamień te nagrania w materiały szkoleniowe dla nowych pracowników w Lumnio. Dla wygody pracowników zalecamy korzystanie z inteligentnych okularów do pracy z wbudowaną kamerą.
4) Wyposaż swój zespół w jasne instrukcje i podręczniki
Twoi pracownicy muszą mieć dostęp do aktualnej dokumentacji technicznej, aby prawidłowo wykonywać swoje zadania. Z tego powodu warto stworzyć w systemie swojej firmy techniczną bazę wiedzy — chyba że oczywiście wolisz przechowywać stosy nieaktualnych papierowych instrukcji w szafie.
Co więcej, możesz zwiększyć efektywność pracy i uniknąć błędów, jeśli stworzysz standaryzowane instrukcje pracy. Gdy tylko pojawią się wątpliwości, Twoi technicy muszą po prostu postępować zgodnie z zatwierdzonymi procedurami, które gwarantują, że wszystkie zadania zostaną wykonane prawidłowo i zgodnie z zasadami BHP.
Dzięki systemom utrzymania ruchu takim jak Lumnio Twoi technicy mogą mieć nawet mobilne instrukcje pracy zawsze pod ręką w terenie na swoich inteligentnych urządzeniach.
5) Wykorzystaj zdalne wsparcie wizualne dla techników serwisowych
Czasami technik musi skonsultować swoje zadanie ze współpracownikami. Aby uniknąć komplikacji, warto maksymalnie ułatwić komunikację w zespole i dzielenie się wiedzą.
Dlatego wyposaż swoich pracowników w wytrzymałe inteligentne urządzenia z transmisją danych mobilnych, takie jak tablety przemysłowe lub inteligentne okulary. Nawet niektóre telefony komórkowe mogą być opcją, chociaż bardziej przydatne jest posiadanie zdalnego wsparcia wizualnego oraz opcji udostępniania dokumentów.
Wskazówka! Dzięki inteligentnym okularom Twoi technicy mogą bez użycia rąk połączyć się z centralą, mając obie ręce wolne do zadań manualnych.
6) Wypełniaj dokumentację z łatwością
Aby pomyślnie zakończyć zlecenie, Twoi technicy często muszą wypełniać raporty serwisowe i inne formularze. Dokumentacja zabiera im wtedy cenny czas, który mogliby wykorzystać w inny sposób.
Rozważ cyfryzację swoich zadań administracyjnych za pomocą wstępnie wypełnionych formularzy elektronicznych, szablonów formularzy Lumnio lub innych rozwiązań cyfrowych, aby zaoszczędzić czas i zmniejszyć swój ślad węglowy.
7) Dobra komunikacja
Na koniec, ale nie mniej ważna wskazówka dotycząca komunikacji z klientem. Nawet jeśli wydaje się to zbędne, zawsze upewnij się, że oboje rozumiecie się tak samo i że spełniasz oczekiwania klienta. Wiele nieporozumień i frustracji wynika z braku komunikacji. Poproś klienta o opinię.
Zadawaj mu/jej pytania, aby móc właściwie wykonać swoją pracę. I buduj silne relacje ze swoimi klientami — to zaprocentuje w przyszłości.
Interesuje Cię ten temat? Przeczytaj także jak skutecznie zapobiegać powtarzającym się wezwaniom techników.
