Zařízení ve výrobních firmách jsou rok od roku složitější. Proto stoupají také nároky na znalosti technických týmů, které mají na starosti jejich servis. Řada těchto týmu však spoléhá na dovednosti několika zkušených techniků, kteří však často nemají daleko do důchodu. A když firmu opustí, jejich know-how odchází s nimi.
Jak zabránit odlivu znalostí z podniku? Odpověď je nasnadě: Zaveďte ve firmě procesy pro jejich předávání.
Úskalí znalostního managementu
Přibližme si nejdříve samotný pojem „znalosti”. Ty mívají ve firmě obvykle jednu ze 2 podob:
- Explicitní znalosti: Fakta, tvrdá data a dokumentace – zkrátka to, co můžete zapsat a snadno uchovat.
- Tacitní znalosti: Know-how týmu a jednotlivých zaměstnanců, které vychází z osobních zkušeností (např. schopnost rozpoznat, že se strojem něco není v pořádku; určit nejbezpečnější řešení problému atd.). Tacitní znalosti jsou více založené na intuici, proto se obtížněji zachycují a předávají.
V rámci znalostního managementu byste měli chtít zachovat ve firmě co nejvíce z obou typů znalostí. Klíčová otázka zní: Jak?
Možností máte hned několik:
Vytvořte si firemní znalostní bázi
Znalostní báze je v podstatě digitální knihovna plná firemního know-how. Shromažďují se do ní všechny důležité informace, které mohou vaši zaměstnanci potřebovat – například dokumentace, manuály, pracovní postupy atd.
Znalostní databáze se většinou umísťuje online na zabezpečený cloud, kde se k ní bez problémů dostanou vaši zaměstnanci z terénu i z kanceláří. Může být součástí systému pro údržbu, jako je Lumnio, specializovaného znalostního softwaru nebo firemního intranetu.
Co by nemělo chybět v dobré znalostní bázi?
- jasná struktura
- obsah psaný jednoduchým a srozumitelným jazykem
- snadná možnost vyhledávání
- názorné fotografie nebo videa pro vysvětlení důležitých informací
Doporučujeme začít s tvorbou znalostní báze co nejdříve, abyste v podniku uchovali maximum cenného know-how.
Investujte do školení zaměstnanců
K významnému přenosu znalostí dochází samozřejmě také při školení zaměstnanců. Nebojte se podpořit vzdělávání techniků pomocí digitalizace. Proměňte tradiční přednášky plné zdlouhavých prezentací před unaveným publikem v interaktivnější a efektivnější proces.
Jak? Udělejte ze vzdělávání zaměstnanců ve firmě zážitek. Začněte používat interaktivní software, pomocí něhož vytvoříte třeba digitální pracovní instrukce s multimediálním obsahem nebo testy, které si mohou zaměstnanci spustit, kdekoliv se jim to hodí. Učte nové techniky pomocí příkladů z praxe: Doplňte školicí materiály fotkami a komentovanými nahrávkami z práce v terénu (vaši zkušení technici se tak snáze podělí s ostatními o své tacitní znalosti).
Praktické zkušenosti jsou při zácviku základem úspěchu. Vyšlete proto nováčky do terénu co nejdříve to bude možné. To ale neznamená „hodit je do vody“ nepřipravené. Cest, jak spojit trénink s praxí, je několik:
- Zvažte třeba stínování práce, při kterém nováčci z první ruky uvidí, jaké úkoly je čekají.
- Pokud chcete svým ostříleným technikům ušetřit čas, dejte nováčkům místo toho přístup do vašeho systému řízení údržby, kde najdou všechny standardizované pracovní procesy a technickou dokumentaci.
- Nový technici ocení také přístup ke vzdálené podpoře. Mohou se tak obrátit na zkušenější kolegy, kdykoliv potřebují.
Tip! V Lumnio mohou vaši zkušení technici díky funkcím pro přenos know-how snadno vytvářet digitální návodky ke svým každodenním úkolům. Tyto materiály pak využijete v rámci tréninku.
Zaveďte proces pro předávání znalostí
Změny v týmu představují z hlediska uchování expertízy ve firmě náročnou zkoušku. Jakmile totiž pracovník jednou podnik opustí, jeho know-how už zpátky nezískáte. Proto je důležité se na tyto změny předem připravit a vytvořit strukturovaný proces, který odchody zaměstnanců řeší – ať už odchází do důchodu, na mateřskou dovolenou, nebo zpět na trh práce. Významnou položkou tohoto procesu by měl být také způsob předání důležitých informací.
Pokuste se také sladit proces předávání informací s onboardingem nových zaměstnanců, aby výměna zaměstnanců proběhla hladce.
Podporujte přátelské a otevřené prostředí ve firmě
I když to zní trochu jako klišé, otevřená a motivující firemní kultura může skutečně výrazně pomoct šíření znalostí uvnitř společnosti. Abyste tuto atmosféru ve firmě podpořili, zvažte třeba tyto kroky:
- Zaveďte mentoringový program pro nové zaměstnance. Přiřaďte každému nováčkovi zkušeného kolegu, který mu bude připraven v případě potřeby pomoct. A mentory nezapomeňte za jejich práci navíc adekvátně odměnit.
- Po uzavření důležitého projektu nebo dosažení významného milníku uspořádejte debriefing, kde s kolektivem proberete, co se osvědčilo, co se dá zlepšit a jaké ponaučení ze situace plyne.
- Dle možností poskytněte zaměstnancům možnost rotace práce v týmu. Díky tomu si technici vyzkouší více činností, budou všestrannější a lépe zastupitelní.
Pořiďte si moderní software pro znalostní management
Základem efektivního přenosu znalostí je digitalizace. Začněte s ní ještě dnes. Vyzkoušejte Lumnio – aplikaci, která v sobě spojuje to nejlepší z informačních systémů pro údržbu a znalostní management. Získejte zkušební verzi programu na 30 dní zdarma – bez závazků.
